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本篇中,凌佳佳将带大家一起了解微软办公软件中Excel的使用技巧,这也是我们MS Office软件使用技巧系列中的最后一篇!

Microsoft Excel是一款电子表格软件,他直观的界面、出色的计算功能和图表工具,再加上成功的市场营销,使Excel成为最流行的个人计算机数据处理软件。现在不管应聘什么岗位,在投递简历时,我们的简历中大多都写着诸如能熟练使用办公Excel软件的话,而步入职场后,Excel更是成为了大家得力又必备的工具,可见,在职场中我们得熟练掌握这个必备技能,才能更好地完成工作。

鉴于Excel软件在职场中如此重要,凌佳佳今天就从以下三点为大家解决大多数人使用Excel时遇到的问题,让你在职场中轻松提高工作效率。

1、数据的输入

2、格式与函数

3、数据透视表

01

数据的输入

Excel作为一个表格处理软件,处理最多的自然是与数据相关的内容,而在面对这些数据的时候经常要做的动作便是数据的输入了。可能有人不解,数据输入这么简单为什么还要讲解?因为这次要讲的主要是数据输入中的两个功能:数据有效性和选择性粘贴。

首先,我们先来看如下图所示的工具栏中“数据”下的“数据有效性”。

为了保证填入Excel中数据的规范性,我们可以利用“数据有效性”使得数据在被输入前就按照设定进行输入。我们可以使用“数据有效性”限制单元格填入的内容、格式、长度,还可以设置输入提示,来帮助我们降低输入数据时因粗心或手误产生的错误。

这里可以举个例子帮助大家了解更清楚:假如要输很多人的身份证号码,但是由于目前二代身份证号码是18位,这串数字便显得又长又相似,很有可能会多打或者少打了一个数字,这时候可以按照如下图所示中的四个步骤来杜绝这个现象:

1)选中对应单元格,并在工具栏中选择“数据”下的“数据有效性”;

2)在“允许”的下拉选项中选择“文本长度”;

3)在“数据”的下拉选项中选择“等于”;

4)在“长度”的下拉选项中选择“18”,即可。

那么当输入单元格内的数字不满足18位的长度时,便会有错误提示框出现。

接着,便是大家可能常会接触到的“选择性粘贴”。很多人习惯了使用快捷键“Ctrl+C”和“Ctrl+V”来进行复制与拷贝,但是使用粘贴快捷键“Ctrl+V”很有可能粘贴过来的是错误的版本,而真正需要粘贴的可能是能直接与当前格式保持一致的,或者是能保留之前列宽、公式和数字格式等内容的版本,这时候就需要用到右键的“选择性粘贴”来进行具体的安排。

在输入完数据后,我们还经常需要进行格式的调整和函数的计算来完善整个表。接下来,我们一起来看一下关于格式与函数方面的功能。

02

格式与函数

我们常常会用到格式与函数来帮助我们去制作表格,其中,格式主要是指数值和文本之间的相互转换,而函数则是用来帮助我们提高对表格内数字计算的便捷度。

首先,我们来看格式。格式是指对工作簿、工作表以及单元格的设置,比如页面范围,单元格格式等,其最常见的就是数值和文本之间的相互转换,比如日期和货币。操作方法也很简单,只需要选中对应的单元格,右键“设置单元格格式”,在“数字”栏目下的“分类”中选择相对应想设置的类别即可。

而函数其实就是对数据的设置,比如计算,判断,查询等,这里主要讲搜寻函数的方法。如下图所示,搜寻函数共有三个步骤:

1)在工具栏中选择“公式”栏目,点击函数按钮“fx插入函数”;

2)在“查找函数”下的空格内填入关键字,比如求和;

3)在下方“选择函数”中就可以选择系统给你推荐的函数种类,点击函数还能在下方看到对此函数的解释。

除了通过熟练运用格式与函数的调整来完善表格,我们还得为其做一些图表使梳理完后的表格能被更快理解与分析,比如饼状图,柱状图等,接下来凌佳佳将会带大家认识一下数据透视表。

03

数据透视表

表格的最终形态其实就是可视化图表,这可以使得一份繁复的表格能通过清晰的图表样式呈现,我们今天就来讲讲其中的数据透视表。

数据透视表是一种交互式的表,可以进行某些计算,如求和与计数等,所进行的计算与数据跟数据透视表中的排列有关,每一次改变版面布置时,数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。而要做出一张数据透视表还须进行如下图所示的三个步骤:

1)在Excel里选中相对应的表格范围;

2)点击工具栏中“插入”下的“数据透视表”并点击“确定”;

3)在右侧跳出的菜单“分析”中选择自己所需要的维度。

就这样,一张数据透视表便完成了。

大多数Excel的使用者或多或少都会遇到以上三个方面的问题。一张漂亮的表格,除了在保证数据不出错之外,还得利于大家审阅与分析。在看完本篇推文后,是不是解决了一些你已经遇到的问题,也让你学到了一些知识呢?希望大家以后能够熟练运用Excel中的功能,提高自己的工作效率,做出漂亮的表格!

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